Inclement Weather Procedures

  • Dec. 9, 2016

    Lewisville ISD Inclement Weather Protocols and Communication
    Any time there is a concern for an inclement weather event, Lewisville ISD (LISD) uses the following protocol to help drive the decision-making process to alter the school day. The concern for student and staff safety always serves as the main driver when these decisions are made, and we always strive to err on the side of caution. Each weather incident is unique, and will demand unique considerations. 

    We know that when we alter the school day, it has a significant impact on families. We also want to ensure that we are making decisions that minimize any negative impact on student learning. In other words, when there is no safety concern in getting to school, we want to make sure that our students are at school. This is the balance we constantly weigh when making school closure decisions.

    Frequently Asked Questions

    Q: How is the public notified?
    A: If school is cancelled due to a weather-related event, parents and staff members will be notified via multiple platforms, including LISD’s parent callout system Skylert (one reason we always need up-to-date contact information in Skyward Family Access); and LISD websites – including all campus websites – TwitterFacebook and Instagram. For the most instantaneous notification, visit our website and/or follow us on Twitter.

    Please note that the district DOES NOT send out emails or other forms of communication if there are no changes to the regular school day. 

    Q: When is the decision made?
    A: We try to make the decision by 5:45 a.m. or earlier the day of so we post the information on our website and start the automated emails and phone calls by 6 a.m. If we believe that the forecasts won’t change during the overnight hours, we may make the decision to alter the school day the night before. Finally, we know waiting much later in the morning limits parents’ options when they are making childcare decisions.

    Q: How do we make our decision?
    A: During inclement weather situations, we make decisions to open or close schools based on careful analysis of as many relevant factors as we can gather, including: 

    • Numerous consultations with our local emergency management agencies and the National Weather Service. In the days leading up to a possible weather incident, we monitor local forecasts, both in the evening before the incident and in the early morning hours.
    • Information on road conditions from transportation staff, local public works officials and law enforcement agencies. We must give careful consideration to the most dangerous roads in the district. Even if the street in front of your house looks clear, travel elsewhere in the district may be dangerous. In addition, we must consider the risk to our least experienced drivers, our high school students.
    • Amount of snow or ice accumulated and projected accumulations. We also consider whether or not precipitation is continuing.
    • Building conditions, such as whether there is any interruption in our buildings’ electricity and heat.
    • Parking lot conditions. We try to monitor the clearing and treating of parking lots and sidewalks.
    • Temperature and wind chill. Some of our students walk to and from school and some have to wait outside in the elements at their bus stop.
    • Weather predictions. We prefer not making our decision solely based on weather predictions, which are not always accurate, but sometimes it is unavoidable. If this is the case, we may make the decision the evening before.
    • Consideration to what area school districts are doing. While every district has its unique situations, we do stay in touch with other districts to help guide decision-making.

    Q: Who makes the decision?
    A: The superintendent is responsible for the final decision, based on the above factors and recommendations from district staff, including the safety and security department, facility services and our transportation provider.

    Q: How does LISD’s automated calling system work?
    A: LISD uses Skylert, which is a communication system through Skyward Family Access that calls parents’ and staff phone numbers when the district needs to relay important messages. Parents provide the phone numbers in this database when they complete/update their child(ren)’s back-to-school forms each year in Skyward Family Access. Parents and staff should receive the LISD automated phone call at the phone number indicated as primary contact (usually a home number), in addition to the other numbers listed and designated to receive phone calls.

    Q: If I know bad weather is expected in our area, what should I do?
    ­A:  Because weather updates can happen rapidly and to avoid miscommunication, please check the LISD website at www.lisd.net for the most up-to-date and accurate information. 

    Q: How do I find out if my child’s after-school activity has been canceled?
    A: Please check the LISD website at www.lisd.net for the most up-to-date and accurate information. 

    If you have any questions you would like for us to consider adding to this page, please contact communications@lisd.net.



     

    Protocolos y Comunicación de Lewisville ISD para casos de tiempo inclemente
    Siempre que hay una preocupación por un evento de tiempo inclemente, Lewisville ISD (LISD) usa el siguiente protocolo para ayudar a llevar a cabo el proceso de toma de decisiones para hacer cambios en el día escolar.  La preocupación por la seguridad de los estudiantes y el personal siempre sirve  como el motivo principal cuando se toman estas decisiones y siempre nos esforzamos en optar por el lado de la precaución. Cada evento meteorológico es único y exigirá consideraciones únicas.

    Sabemos que alterar el día escolar tiene un impacto significativo en las familias. También queremos asegurarnos que estamos tomando decisiones que minimizan cualquier impacto negativo en el aprendizaje de los estudiantes. En otras palabras, cuando no hay preocupación por la seguridad para llegar  a la escuela, queremos asegurarnos que nuestros estudiantes están en la escuela. Este es el balance que constantemente consideramos cuando tomamos las decisiones de cierre de escuelas.

    Preguntas Frecuentes

    P: ¿Cómo se le notifica al público?
    R: Si el día escolar es cancelado debido a un evento relacionado con el clima, los padres y los miembros del personal serán notificados a través de múltiples plataformas incluyendo el sistema de llamadas a padres, Skylert (una de las razones por las que siempre necesitamos la información de contacto actualizada en el portal Skyward Family Access); y el sitio web de LISD  – incluyendo todos los sitios web de las escuelas – TwitterFacebook e Instagram. Para la información más inmediata, visite nuestro sitio web y/o síganos en Twitter.

    Tenga en cuenta que el Distrito NO envia correos electrónicos u otras formas de comunicación si no hay cambios en el día regular de clase. 

    P: ¿Cuándo se toma la decisión?
    R: Tratamos de tomar la decisión antes de las 5:45 a.m. o antes del día para publicar la información en nuestro sitio web y comenzar los correos electrónicos automatizados y las llamadas telefónicas a las 6 a.m. Si pensamos que el pronóstico no cambiará durante las horas de la noche, podemos tomar la decisión de alterar el día escolar la noche anterior. Finalmente, sabemos que esperar mucho más tarde en la mañana limita las opciones de los padres cuando están tomando decisiones sobre el cuido de los niños.

    P: ¿Cómo tomamos nuestra decisión?
    R: Durante las situaciones inclementes del tiempo, tomamos la decisión de abrir o cerrar las escuelas basado en el análisis cuidadoso de tantos factores relevantes como podamos reunir incluyendo:

    • Numerosas consultas con nuestras agencias locales de manejo de emergencias y el Servicio Meteorológico Nacional. En los días previos a un posible incidente climático, monitoreamos los pronósticos locales tanto en la tarde antes del evento como en las horas de la madrugada.
    • La información sobre las condiciones de la carretera por parte del personal de transportación, los oficiales locales de obras públicas y las agencias de orden público. Debemos dar cuidadosa consideración a las carreteras más peligrosas en el distrito. Incluso si la calle en frente de su casa se ve despejada, el viajar a algún lugar en el distrito puede ser peligroso. Además, debemos considerar el riesgo de nuestros conductores menos experimentados, nuestros estudiantes de preparatoria.
    • La cantidad de nieve y hielo acumulado y las acumulaciones proyectadas. También consideramos si la lluvia continúa o no.
    • Las condiciones de los edificios tales como si hay alguna interrupción en la electricidad o la calefacción de nuestros edificios.
    • Las condiciones del estacionamiento. Tratamos de vigilar la limpieza y el tratamiento de los estacionamientos y aceras.
    • La temperatura y el factor de viento frío. Algunos de nuestros estudiantes caminan hacia y desde la escuela y algunos tienen que esperar afuera en su parada de autobús.
    • Los pronósticos del tiempo. Preferimos no tomar nuestras decisiones basadas únicamente en los pronósticos meteorológicos, los cuales no siempre son exactos, pero a veces es inevitable. Si este es el caso,  podemos tomar la decision la noche anterior.
    • La consideración de lo que están haciendo otros distritos escolares del área. Aunque cada distrito tiene sus situaciones únicas, permanecemos en contacto con otros distritos para guiar la toma de decisiones.  

    P: ¿Quién toma la decisión?
    R: El superintendente es responsable de la decisión final basada en los factores y recomendaciones arriba mencionadas por parte del personal del distrito incluyendo el departamento de seguridad, servicios de instalaciones y nuestro proveedor de transportación.

    P: ¿Cómo funciona el sistema automatizado de llamadas de LISD?
    R: LISD usa Skylert, el cual es un sistema de comunicación a través de Skyward Family Access que llama a los números de teléfonos de los padres y del personal cuando el distrito necesita transmitir mensajes importantes. Los padres proveen los números de teléfonos en este banco de datos cuando completan/actualizan los fomularios de regreso a la escuela de sus hijos cada año en Skyward Family Access. Los padres y el personal deben recibir la llamada automatizada de LISD en el número de teléfono indicado como contacto primario (usualmente el número del hogar), además de los otros números listados y designados para recibir llamadas telefónicas.

    P: Si sé que se espera mal tiempo en nuestra área, ¿qué debo hacer?
    ­R:  Debido a que las actualizaciones del tiempo pueden ocurrir rápidamente y para evitar problemas de comunicación, por favor revise el sitio web de LISD www.lisd.net para la información más actualizada y precisa. 

    P: ¿Cómo sé si las actividades después de la escuela de mi niño han sido canceladas?
    R: Por favor, revise el sitio web de LISD www.lisd.net para la información más actualizada y precisa. 

    Si usted tiene alguna pregunta que le gustaría que consideremos añadir a esta página, por favor contactenos a través de communications@lisd.net